Continúa avance en la implementación del Sistema Integrado de Gestión para Compras

Con el propósito de alcanzar una mejor optimización de los recursos, aplicados a la sistematización, estandarización y control de los procesos de Adquisiciones/Compras en centros asistenciales, así como de alcanzar mayor transparencia, eficiencia y calidad en el gasto, ASSE continúa avanzando en la implementación del Proyecto GRP, un Sistema Integrado de Compras, que significa un cambio organizacional basado en la implantación de un software para la Gestión Presupuestaria, impulsado por el Ministerio de Economía y Finanzas y apoyado por el Banco Interamericano de Desarrollo. El martes 26 de febrero, los avances de este Proyecto fueron presentados al Directorio y la Gerencia General, por parte de los responsables de llevar adelante esta iniciativa, que tiene un costo de un millón de dólares, y que es de vital importancia para una institución como ASSE. La instancia fue propicia para el intercambio en materia de desafíos a la hora de proceder a la puesta en funcionamiento definitiva del sistema, prevista para agosto de 2019. Además, se delimitaron acciones para mitigar los riesgos asociados a la implantación y se planificaron estrategias con este fin.


Esta herramienta informática GRP (Planificación de Recursos de Gobierno -Goverment Resources Planing, por sus siglas en inglés), comprende los módulos de Compras, Gestión de Contratos, Activo Fijo y Pagos, aplicados a la sistematización, estandarización y control de los procesos de Adquisiciones/Compras en los centros asistenciales.

La Cra. Stella Viglielm, referente de ASSE en este Proyecto, señaló que el mismo es muy ambicioso, y que en una primera fase, el GRP a implantar abarcará los módulos de Adquisiciones, Gestión de Contratos, Activo Fijo y Cuentas a Pagar. El mismo realizará inter-fases con otros sistemas estatales requeridos como el Sice y Rupe y con sistemas propios de manejos de stock.

Los resultados esperados, apuntan a sistematizar el proceso de adquisiciones, contratos y su automatización; optimizar y simplificar la gestión; obtener información detallada de la gestión de adquisiciones en forma centralizada, unificada y disponer de ella en tiempo y forma; contar con información gerencial confiable y oportuna para la toma de decisiones; seguimiento y control de los procesos de adquisiciones de manera fácil y eficiente en toda su extensión; obtener la interacción con otros sistemas informáticos y herramienta de Banco Interamericano; obtener la trazabilidad e la información en todo momento a través de la auditoría del sistema.

Avances, puesta al día y desafíos a corto plazo del Proyecto GRP

La Cra. Viglielm, sostuvo que la implementación del GRP Compras, continúa desarrollándose de acuerdo a lo planificado. En ese sentido, dijo que se culminó la instancia de relevamiento de procesos en octubre de 2018, se documentaron los procesos estandarizados de solicitud de recursos, compras, almacenes, contratos y activo fijo con las particularidades institucionales, y que asimismo se identificaron y detallaron las adecuaciones necesarias en el software base, para soportar los procesos descriptos.

Explicó que posteriormente, comenzó, por parte del proveedor adjudicado del sistema, a trabajarse en los desarrollos de esas adecuaciones, módulo a módulo. Es así como a principios de febrero, quedó pronto el primer prototipo de solicitudes de recursos y se procedió a testear por parte de equipos funcionales de ASSE, las prestaciones del mismo. Se prevé que la etapa de testing modular se extienda hasta mayo de 2019. Posteriormente estará disponible la versión completa del sistema para testear en conjunto, explicó.
Agregó que paralelamente, se están diagramando las capacitaciones a los funcionarios de las Unidades Ejecutoras, las cuales se desarrollarán desde el mes de junio en adelante, ya con el sistema conformado y habiendo realizado los testing funcionales.

Es decir, que se avanza en las definiciones operativas en cuanto a estructura funcional institucional de cada Unidad Ejecutora, así como en los proyectos solidarios de Catálogos y Almacenes.

Cabe destacar que la jornada realizada el día 26 de febrero, fue propicia para el intercambio en materia de desafíos a la hora de proceder a la salida en producción del sistema, lo que está previsto para agosto de 2019. Además, se delimitaron acciones para mitigar los riesgos asociados a la implantación y se planificaron estrategias con este fin.